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基於金蝶K/3 ERP係統的條碼應用—英科新創物流管理解決方案

企業簡介

英科新創(廈門)科技有限公司是一家專業的體外診斷試劑生產廠家,公司創建於1989年,是由香港ITH英科控股公司在廈門獨資創辦的生物高新技術企業。擁有美國舊金山新產品開發實驗室、北京生物活性原料研發基地和廈門占地三萬平方米的現代化GMP標準廠房,公司主要經營範圍包括酶聯免疫診斷試劑、膠體金免疫快速診斷試劑、臨床生物化學診斷試劑和分子診斷試劑等。產品遠銷50多個國家和地區,受到廣泛好評,主要產品被列入國家臨床檢驗中心、世界衛生組織(WHO)和聯合國兒童基金會采購名錄。


管理難點

廈門英科新創公司運行金蝶K/3ERP係統多年,IT運維管理日趨成熟,但在局部業務細節上,ERP係統尚存在管控的空白點。一直以來,物流發貨部門的出庫、裝箱、發貨乃至運費結算都停留在手工作業階段,物流人員的業務熟悉程度、人員素質等問題直接決定了物流的服務質量,隨著公司業務規模的快速增長,物流部門業務量也急劇上升,手工作業帶來的各種弊端逐步體現,錯發、漏發事件頻現,客戶投訴不斷,物流服務質量直接影響了公司的正常銷售業務。


解決方案

為徹底解決物流管理問題,公司高層對物流管理架構進行改組,並下達了整改目標,擬定了一整套的整改思路,梳理出新的業務流程,並同IT部門、廈門金蝶密切協作,***終形成了符合企業業務實際、體現管理需求的IT解決方案。本人作為英科新創的ERP軟件工程師,全程參與此項目的實施。此方案在金蝶K/3 ERP軟件 (Wise 12.1 版本)基礎上,定製一套物流管理軟件,通過條形碼技術,實現產成品出入庫控製、物流裝箱控製、物流商交接及托運管理、隨貨發票管理等功能,同時也實現了物流商的選擇由係統全程控製,完善了貨物的重量管理流程,大大提高了物流運費管理的透明度,並提供銷售串貨追查等功能。同時,物流係統同K/3 ERP係統也實現無縫整合。

物流運輸商控製:確保發給指定地點的貨物運輸商由係統控製,排除人為選定的管理弊端;

防止錯發:在銷售出庫時,確保將批號正確、數量正確的產品、隨貨發票準確無誤地發給客戶;

重量控製:實現裝箱及交接時的稱重匹配,同時係統內置標準重量,確保貨物重量無誤,有效控製物流運費;

托運單管理:每日貨物與物流運輸商交接完畢後,自動生成托運單憑據,避免人工填寫帶來的種種問題;

交期追蹤:根據物流運輸商反饋的貨物交付情況,自動生成報表,追蹤貨物的交期;

竄貨追蹤:通過產品條碼可以查詢與該條碼相關的物流信息,如:出庫人、客戶、日期、品種、數量、單據號等信息,便於後續追蹤;


關鍵業務流程設計

 

根據公司產品條碼情況,在BOM/客戶—BOM中維護是否條碼管控;投放生產任務單時,係統自動根據BOM進行判斷是否條碼管控,自動分配條碼段至任務單、投料單;生產領料時將相關條碼指令傳遞給噴碼組進行條碼噴繪並生產;

產品生產完畢入庫時,審核產品入庫單,將對應任務單的已分配條碼段、物料代碼、批號、任務單號等相關信息存儲進條碼記錄表中。該表為項目核心表,後續條碼掃描校驗(如物料、批號校驗、是否需要條碼掃描等)都根據該表進行校驗判斷;

銷售/其他出庫單審核時,係統根據物料代碼+批號為條件,通過與條碼記錄表的匹配,自動判斷是否條碼校驗,並套打出庫單傳遞於物流備貨、裝箱;

條碼係統裝箱掃描產品盒條碼時,係統自動識別是否與出庫單信息匹配(如物料、批號、數量等),裝箱完畢提交後自動打印形成箱貼(包含箱子編號的條碼、箱重量、箱內產品名稱、數量、收貨單位、運輸商等)用於貼在運輸箱外,以便收貨單位、物流運輸商收發識別,提高公司和產品包裝形象。


應用成效

經過英科新創和金蝶公司的精誠合作與共同努力,金蝶K/3二次開發項目——條碼管理係統的開發和實施工作取得了預期成果,條碼技術的應用在英科新創公司取得了明顯成效,主要體現以下方麵:

條碼化的倉庫管理係統初步形成,倉庫的整體運作水平得到提高

係統的集成化,使得無論是流程上下遊部門(銷售客服、物流部、財務開票等)或是部門內不同崗位(製單、備貨、裝箱、交接、托運等)間的工作內容緊密結合在一起,規範的業務流程被固化到係統中,使得各環節、各崗位的職能清晰,實現了各司其職、各盡所能,並在係統中完成實時的業務流轉及銜接。信息流轉的實時性使得各崗位無論是工作效率、質量都得到提升,詳細的操作記錄記載著每一個操作員的每次操作,很大程度上減少甚至杜絕了相互推委責任的現象。物流業務的各環節的狀態信息能在係統中直接體現出來,各環節的員工、主管均能在自己的崗位上感知到某個業務流的實時狀態並能及時處理業務信息,大幅度提高物流倉庫部門業務透明度及管理可控性。

物流作業效率提高,配送差錯率大幅降低

通過對每個出庫產品的條碼掃描,有效的消除人為因素導致的差錯,通過係統控製,確保將批號正確、數量正確的產品、隨貨發票準確無誤地發給客戶,並能夠追溯產品的物流信息以達到防竄貨的管理目的。在運輸箱上由標準格式標簽替代‘手寫’,根據標簽上的到貨城市、收貨單位、運輸地址、聯係電話等信息,物流運輸商能清楚明了地直接送貨到戶,有效地提高了物流運輸商的效率,也杜絕了手寫單位(地址)的誤寫、模糊的可能性。每日貨物交接完畢後,自動生成托運單,也避免人工填寫帶來的種種問題。

另外,在裝箱及交接環節,係統操作簡單易用,並置入了人性化的語音操作提示。係統在關鍵操作點上均設置了語音提示,使得操作人員能在******時間感知出錯信息,及時糾正各類操作問題,很大程度避免了人為的操作失誤。

客戶滿意度上升

由於係統上線有效地遏製了配送差錯率,使得針對物流問題的投訴逐步降低;另外,運輸箱外貼標準化的標簽,將客戶名稱、編號、地址等信息標注清楚明確,不但使得運輸商送貨員把產品送錯客戶的現象明顯減少,而且也提高了公司的形象,增加了品牌價值。客戶還可通過提供每一盒產品上的條碼編號,獲取到該產品從生產到入庫、出庫、運輸的一係列流轉信息,體現了我司在管理上精益求精、對客戶負責的專業精神。

解決了公司監管層對物流倉庫的管控真空

物流係統的實施,對於公司推行精細化管理工作,對將來物流倉庫班組的績效考核、以及物流運費管理、成本控製都有非常重要的意義。係統控製能確保貨物運輸商選定符合公司的物流製度,排除人為選定的管理弊端。係統實現了裝箱及交接時的稱重匹配,同時根據內置標準重量,能對貨物重量進行對比監控,使得物流運費管理更加透明,並能得到有效的控製。企業管理人員也可通過係統隨時了解產品出庫、備貨、運輸等物流狀態信息,及時地進行工作調整以解決各環節出現的問題,也能根據物流商反饋的貨物交付情況,追蹤貨物的交期,從而提高物流服務質量。


客戶感言

“該項目通過信息係統的實施及現場工作流程的改造,大大降低發錯貨、放錯發票等事件的發生概率,對物流商的選定、運輸重量控製及貨物交期也納入了係統管理,實現了運費管理的透明化,並對銷售防竄貨提供有效的追蹤,消除了許多人為因素和管理缺陷,對提升物流服務質量、降低物流貨運成本有著重要的現實意義。IT部門在這項物流改革任務中承擔IT項目實施管理工作,***終實現了流程固化、管理思想落地的預期目標.。” ——信息部經理李健先生給出了滿意的評價